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직장인이 꼭 알아야 할 업무 용어 8가지

유디v

2020.02.18 17:53 조회수 4971
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직장인이 꼭 알아야 할 업무 용어 8가지

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 스타트업에서 자주 쓰이는 업무 용어들을 정리해보았다. 수많은 업무 용어들이 있겠지만 스타트업에 잘 적응할 수 있도록 도와준 용어들이다. 직장인 중에서도 주니어가 이해하기 쉽게 풀어보고자 한다.

1. Lean Startup (린 스타트업)
"린 스타트업 방식으로 빠르게 실행하고 있습니다"
"신규 사업 아이템도 린하게 테스트해보자"
린(Lean)은 '기름기 쫙 뺀, 효율적인'이라고 이해하면 쉽다. 도요타의 효율적인 제품 제조 방식인 '린 제조방식'에서 착안하여 에릭 리스가 그의 저서 '린 스타트업'을 집필하며 유행하게 되었다. 린 스타트업 방식은 '시장에 제품을 빠르게 테스트하여 그 결과를 다시 제품에 반영하는 과정을 반복하는 것'이다. 혼자 사무실에서 1년 동안 준비했는데 정작 고객들은 좋아하지 않는다. 그렇게 되면 1년 동안의 시간과 비용을 다 날리게 된다. 아무도 안 사줄 똥에 금칠을 하는 격이다. 그러지 말고 몇 개월 만에 간단하게라도 시제품을 만들어 시장에 테스트해보고, 그 반응을 측정해서 다시 제품에 반영하고, 다시 개선된 제품을 시장에 테스트하는 식으로 반복하는 게 린 스타트업이다.

린한 방식이 중요한 이유는 업무에서도 똑같이 적용되기 때문이다. 주니어가 가장 많이 하는 실수가 '린하지 못하게 일하는 것'이다. 예를 들어 팀장님이 나에게 3일 뒤까지 보고서 하나를 작성하도록 지시했다. 미숙한 주니어는 3일 동안 혼자서 열심히 작업한 다음, 3일 뒤에 팀장님께 보고서를 보여준다. 팀장의 의도와 퀄리티 기준에 맞아떨어지면 운이 좋은 경우지만, 아닌 경우가 더 많다. 알고 보니 보고서 양식이 따로 있었고, 자료 조사는 부족한 수준이고, 보고서 방향을 잘못 잡아서 팀장이 원했던 내용이 아니거나... 수없는 문제가 발생한다. 결과적으로 보고서는 완전히 못 쓰는 작업물이 되어서 처음부터 다시 일을 시작한다.

린 스타트업의 개념을 알고 나서는 업무도 린하게 처리해야 한다는 걸 알았다. 3일이라는 시간이 주어졌다면 먼저 팀장에게 보고서의 방향성을 정확히 물어보고 나서 일을 시작한다. 그리고 중간중간 보고서의 작성 진행 상황을 팀장에게 계속해서 이야기하며, 자신이 맞는 방향으로 일하고 있는지를 확인한다. 초안이 작성되면 미리 팀장에게 보여주고 피드백을 받은 다음, 보고서에 피드백을 반영한다. 마치 시장에 테스트해보고 얻은 피드백을 제품에 다시 반영하듯 말이다. 업무도 사업도 린하게 하자.
 

2. Task (과업), Action Item (실행 과제), To do List (할 일)
"Task들을 놓치지 않게 잘 관리하세요."
"이번 주 Action Item 뽑아서 저한테 먼저 보여주세요."
"회의 끝나고 To do List 정리해서 팀에 공유해주세요. "
셋 다 비슷한 표현이다. 뉘앙스가 조금씩 다르긴 하지만 까다롭게 구분할 필요는 없다. 용어의 뜻 자체는 괄호 안에 적힌 대로다. 이해하는 데 어려움은 없을 거라고 생각한다. 용어를 어떻게 사용하느냐가 중요하다.

Task나 과업이라는 표현을 자주 쓰는 게 좋다. 왜냐하면 해야 하는 업무를 까먹거나 놓치는 일이 비일비재해서다. 예를 들어 팀장님이 지나가면서 '사무실에 놓인 박스 물품 좀 정리해주세요'라고 말했다고 치자. 이때 단순히 생각해서 '시간 날 때 정리해놔야지' 정도로 기억하면 까먹고 놓칠 수 있다. 작은 커뮤니케이션에서도 내가 해야 하는 일들을 '과업'이라는 개념으로 이해해야 놓치지 않는다. Task나 과업이라는 단어를 자주 사용하면 자연스럽게 자신의 업무들을 '관리'하게 된다. 체계 없이 일하던 대학교 때랑 다르게 자신의 과업을 '관리'하며 놓치지 않게 되는 것이다.

Action Item은 '실행'해야 한다는 개념을 심어준다. 가장 자주 사용되는 상황은 회의 시간이다. 모든 회의에서는 그 회의가 끝났을 때 앞으로 무슨 일을 해야 하는지 Action Item을 뽑아내야 한다. 만약 아이디어를 나누고 토론하는 회의를 했다면, 회의에서 나온 아이디어를 앞으로 누가 어떻게 정리해서 구체화할 건지 정리해야 한다. 만약 의사결정 성격의 회의였다면 회의에서 결정된 사안들에 따라 이제 무슨 일을 실행하여 논의된 사안들을 실현시킬지 정리해야 한다. 이렇게 Action Item을 뽑아내지 않으면 그냥 회의 끝나고 나서 "아, 2시간이나 회의했네. 서로 생각을 나눌 수 있어서 좋았다"따위의 말이나 하면서 아무것도 달라진 거 없이 시간만 버리는 것이다. 프로젝트를 추진하고 사업 진도를 나가게 만들려면 반드시 Action Item을 뽑아낸다. Action Item이라는 표현을 안 쓰면 사람들이 회의록만 정리하고 끝내버리는 경우가 많으니, Action Item을 쓰도록 하자. To do list도 똑같은 맥락에서 중요하다.


3. MECE (Mutually Exclusive Collectively Exhaustive, 상호배제 전체포괄)
"A항목이랑 B항목이 서로 MECE하지 않은 것 같은데? 다시 짜 봐"
"기획안이 MECE하지 못하고 부실해. 세부 항목을 좀 더 MECE하게 작성해야 돼"
쉽게 이야기하면 어떤 항목들을 정리할 때 항목 간에 서로 중복 없이, 누락되는 항목 없이 정리한다는 뜻이다. (상호배제=중복없이 / 전체포괄=누락없이) MECE하다는 개념은 여기저기에 많이 쓰이는 프레임(Frame)인데 특히 주니어 때에는 여러 준비 사항을 챙겨야 할 때, 여러 Task를 관리할 때 유용하게 쓰이는 개념이다.

예를 들어 팀장님이 교육 행사에 필요한 물품들을 챙기라고 지시했다. 강의를 진행하기 위해 노트북이나 마이크, 블루투스 스피커, 펜, 종이 등등 필요한 항목들을 엑셀에 정리했다. 그런데 항목이 많다 보니 정리할 때 대분류를 '전자기기, 인쇄물, 강사용, 교육생용' 이런 식으로 정해놓고 세부 항목들을 적어놓았다면 어떻게 될까? 노트북은 전자기기 카테고리에도 속하고 강사용 카테고리에도 속한다. 이러면 나중에 물건들을 잘 챙겼는지 확인할 때 전자기기에서도 노트북을 확인해야 하고, 강사용에서도 확인해야 한다. 아니면 노트북을 전자기기에만 적어두고 강사용에는 안 적어놔서, 강사에게 물품들을 전달할 때 노트북은 빼먹을 수도 있다. 어쨌든 혼란스럽고 실수가 발생할 여지가 많은 것이다. Task도 똑같다.

누락이 발생하는 건 더 이해하기 쉽다. 예를 들어 신규 입사자가 출근했을 때 인사 담당자가 해야 하는 일을 체크리스트로 만들었다. 그런데 깜빡하고 근로계약서 싸인 받는 항목을 누락해서 근로계약서를 잊고 있다가 법적으로 문제가 되었다. 체크리스트가 MECE하지 못했던 것이다.

일을 MECE하게 꼼꼼히 하자는 게 교훈이다.


4. Due date (납기)
"언제까지 할 건지 Due date를 정해야죠."
"모든 Task에는 납기가 있다."
"납기가 생명입니다. 정해진 납기일까지 꼭 일을 마쳐주세요."
'Due date'나 '납기'라는 표현이 자주 쓰이진 않는다. 뜻 자체는 Deadline이나 '마감일'과 다르지 않으니 편한 용어를 쓰면 된다. 중요한 건 due date/deadline/납기/마감일이 중요하다는 사실, 그것만 몸에 새기면 된다. 다음 두 문장만 기억하자.

모든 과업에는 납기가 있다. 그리고 납기는 반드시 지켜져야 한다.

모든 과업에는 납기가 있다. 우리 삶에는 시간, 돈, 노력 등의 자원이 무한하지 않다. 한정된 자원 안에서 목표를 달성하고 성과를 내야 한다. 스타트업은 특히나 대기업보다 자본도 적고, 인력도 부족하고, 전체적으로 자원들이 부족한 경우가 많다. 그러니 목표를 달성하기 위해 체계적으로 자원을 분배해야 하고, 그 방법 중 하나가 목표 납기일을 정하는 것이다. 스타트업은 매우 치열한 전장이기 때문에 허송세월 하면서 '언젠간 팔리겠지, 언젠간 매출 00원 찍겠지'할 수 없다. 모든 과업에는 납기가 있다. 어떤 일을 할 때 납기를 정하지 않는다는 건 허술하게 대충 일한다는 뜻이다.

구체적인 문제 상황을 예로 들면, A가 B한테 보고서를 넘겨달라고 요청했다. B는 알았다고 하고 다른 업무를 먼저 처리하느라 하루가 지났고 다음날이 되었다. A는 B에게 보고서를 대체 언제 줄 거냐고 닦달한다. A와 B 둘 다 일을 개떡같이 하고 있는 거다. A는 업무를 요청할 때 반드시 '언제까지 넘겨달라'는 납기일을 이야기했어야 한다. B는 업무를 요청받을 때 자기 업무의 납기일이 언제인지 확인하고, 설정했어야 한다. 그리고 모든 과업에는 납기가 있다. 주니어 때는 이걸 놓친다.

납기는 반드시 지켜져야 한다. 대학교 조별 과제할 때랑은 비교할 수도 없이 직장에서의 업무들은 서로서로 밀접하게 얽혀 있다. 내가 하는 모든 일들은 다른 사람의 업무에 영향을 끼치고, 회사의 사업에 영향을 끼친다. 내가 납기를 놓치면, 그 업무가 완료되어야 다음 업무를 할 수 있는 다른 팀원들의 일도 전부 밀린다. 친구랑 약속 시간에 매일 30분씩 늦는 것 따위와는 수준이 다르다. 업무 납기가 계속해서 밀리는 건 회사에 쌓이고 쌓여 막대한 손해가 되고, 일을 제대로 처리하지 못하는 직원은 해고될 수 있다. 납기도 제대로 못 지키는 직원은 동료에게도 신뢰받을 수 없다.


5. R&R (Role&Responsibilites, 역할과 책임)
"다양한 Action Item이 나왔는데 제가 R&R 분배해서 다시 알려드릴게요."
"이 안건에 대해 R&R이 명확하지 않아요. 이거 누구 담당이에요? 제대로 처리가 안 되었잖아요."
R&R은 직장에서 참 많이 쓰이는 단어다. R&R을 분배한다는 말은 '어떤 과업이나 역할에 책임자를 지정한다'는 말이다. 일할 때는 '책임자/담당자'가 중요하다. 업무의 결과물을 책임지고 만들어낼 사람을 지정해야 결과물이 제대로 나온다. 만약 R&R을 명확하게 나누지 않으면 일이 제대로 진행되지 않는다. 그래서 R&R은 중간 관리자나 팀장에게 중요한 개념이기도 하다.

주니어 입장에서는 R&R이라는 개념이 왜 중요하냐면, 주니어는 '일에 대해 책임지는 것'에 익숙하지 않기 때문이다. 일에 대해 책임을 진다는 건 처벌의 개념이 아니다. 일이 실패했을 때 그 잘못을 받아들이는 개념이 아니라는 말이다. 일에 대해 책임을 진다는 건, "책임지고 일의 성과를 만들어내는 것"이다. 그게 중요하다.

R&R이라는 단어를 안 쓰면 실제 업무 현장에서 '내가 책임자다'라는 생각을 잘 못하게 된다. 직장 생활을 좀 해봤으면 굉장히 당연한 생각인데 주니어 때는 다르다. 주니어 때는 일의 결과물이 어떻든 팀장이 시키는 일을 시킨 대로 하는 것에만 집중한다. 팀장이 그 일을 시킨 목적에 맞도록 양질의 결과물을 만들어내야 하는데 그런 생각까지는 못 한다. 하지만 R&R이라는 개념을 알고부터는 어떤 일을 맡을 때 책임감이 질적으로 달라진다. 그래서 나는 R&R이라는 말을 정말 많이 쓴다.


6. Leverage (레버리지)
"이전에 만든 PPT 슬라이드를 레버리지 해"
"그거 OO님도 조사하고 있으니까 레버리지해서 빨리 끝내"
Cambridge Dictionary에서는 레버리지(Leverage의) 뜻에 대해 다음과 같이 설명한다.
 - the action or advantage of using a lever
 - power to influence people and get the results you want
 - to use something that you already have in order to achieve something new or better
 - to use borrowed money to buy an investment or company

쉽게 얘기하면 지렛대로 물건을 쉽게 들어 올리듯이 무언가를 활용해서 효율적으로 일하는 걸 뜻한다. 금융에서는 레버리지를 '빚을 내서 돈을 버는 거'라고도 설명한다. 조금 더 구체적으로 얘기하면 남의 돈을 빌려서 자본을 확보하고 내가 원래 가지고 있던 것보다 더 많은 자본으로 돈을 버는 행위를 말한다. 업무에서 레버리지는 '남의 노력으로 내 업무 효율을 높이는 것'정도로 이해할 수 있겠다.

가장 대표적인 예가 기존의 자료들을 활용하는 것이다. 내가 어떤 보고서를 작성해야 하는데 이전에 비슷한 양식/내용의 보고서가 있다면, 그 보고서를 참고해서 금방 작성할 수 있다. 이런 식으로 누군가 이전에 했던 노력을 활용해서 내가 이득을 보는 게 레버리지다. 혹은 다른 사람에게 내 일을 나눠줘서 그 사람의 노동력을 활용할 수도 있다. 만약 A라는 사람과 B라는 사람이 둘 다 부동산 시세에 대해 조사를 할 일이 생겼다면, 둘이 파트를 나눠서 조사하면 서로를 효율적으로 레버리지 할 수 있다.

레버리지라는 개념을 알고 나서부터는 의식적으로 업무를 효율적으로 할 방법을 찾게 됐다. 이런 식이다. '좀 더 일을 빨리 끝내기 위해 레버리지 할 수 있는 게 없을까?' 레버리지에 관해서는 이 글(클릭)을 참고하시라.


7. Wrap-up (회고)
"이번 프로젝트 끝나고 다 같이 모여서 Wrap-up(랩업) 한 번 합시다."
"Wrap-up 해서 나온 인사이트를 다음 기획안에 꼭 반영해주세요"
어떠한 프로젝트나 과업을 끝마치고 나서는 wrap-up을 하도록 습관 들이자. wrap-up은 '마무리, 회고'라는 뜻을 가지고 있다. 일을 제대로 처리하는 회사라면 프로젝트를 마무리하면서 항상 wrap-up을 한다. 왜냐하면 이번 프로젝트에서의 잘한 점이나 부족한 점, 개선할 점을 정리해서 다음번 프로젝트를 더 잘하기 위해서다. 회사 차원에서가 아니더라도 내가 일을 더 잘하고 싶다면 일을 끝내고 난 뒤 항상 wrap-up 하는 습관을 들여야 할 것이다.

주니어가 자주 하는 실수는 프로젝트 끝나고 나서 '와 드디어 끝났다~'하고 아무 회고도 하지 않는 거다. 흔히 '일을 쳐낸다'고 표현하는데, 나에게 밀려들어오는 업무들을 처리하기에 급급한 것이다. 더 업무의 퀄리티를 높이기 위해 노력해야 하는데 그냥 일을 끝내기에 바쁘다. 일을 잘하는 스타트업에서라면, 혹은 일을 잘하는 동료들과 함께 일한다면 습관처럼 wrap-up 하는 모습을 볼 수 있다. 업무 퀄리티를 별로 챙기지 않는 회사에서는 큰 행사나 프로젝트가 끝나고 나서 곧바로 회식하러 가거나, 쉬거나, 다른 업무를 바로 시작한다. 항상 더 나은 퀄리티를 추구하는 조직은 프로젝트가 끝나고 나서 인사이트들이 증발되기 전에 바로 wrap-up 한다. 프로젝트 끝난 직후에 wrap-up하지 않고 "야, 프로젝트 끝났으니까 다다음주쯤에 wrap-up 한 번 하자."라고 말하는 조직은 회고가 얼마나 중요한지 모르는 조직이다. 주니어 때는 뭐가 좋은 건지 판단할 기준이 없기 때문에 이러한 경향에 편승하지 않도록 경계하며, 항상 wrap-up 하는 습관을 들일 수 있도록 한다.


8. Align (정렬)
"옆 팀이랑 이번 프로젝트 방향성에 대해서 제대로 Align이 안 되어 있었어"
"OO님이랑 일정 Align 해서 언제 만날지 알려줘"
"우리 회사의 목표랑 개인의 목표를 잘 Align 하자"
Align도 생각보다 그 뉘앙스를 국문화하기 어려운 단어인 것 같다. 단어 자체의 '정렬'이라는 뜻에서 유추할 수 있듯이 서로 어긋나 있는 무언가를 일렬로 같게 정렬한다는 뜻이다. 구체적으로 예를 들면, A팀과 B팀이 신제품 프로젝트를 함께 진행하고 있다. 그런데 A팀은 매출을 늘리기 위해 프로젝트를 하는 줄 알고 있었고, B팀은 매출을 키우는 것에 별로 신경 쓰지 않고 신제품을 누가 구매하는지 알아보려는 것으로 알았다. 그래서 A팀은 어떻게든 더 많이 팔려고 했는데, B팀은 자꾸 더 많이 팔 생각 없이 고객을 만나는 데에만 시간을 썼다. 둘의 방향성이 하나로 정렬되지 못한 사례다.

일정을 Align 할 때도 많이 쓴다. 이때는 일정 '조율'이라고 이해하면 쉽다. 간단하다.

다양한 Align의 사용 사례 중에서 주니어에게 가장 중요한 건 '조직과 개인의 Align'이라고 생각한다. 조직의 목표는 조직 구성원 개인의 목표와 다를 수 있다. 예를 들어 소셜 벤처(Social Venture) 스타트업은 사회적 가치를 추구하는 기업을 의미하는데, 소셜 벤처인 우리 회사가 기업의 매출 성장보다는 사회적 의미에만 더 집중한다고 치자. 그런데 조직 구성원 누군가는 사회적 의미도 물론 중요하게 생각하지만 벤처, 스타트업으로서 빠르게 성장하는 게 더 중요하다고 생각할 수도 있다. 매출을 더 키워야 기부도, 사회적 활동도 더 많이 할 수 있기 때문이다. 이렇게 조직의 방향성과 개인의 방향성이 제대로 Align 되지 않으면 서로 문제를 겪는다. 조직은 자꾸만 '매출을 늘리자'고 얘기하며 사업 방향성을 바꾸려는 직원 때문에 차질이 생기고, 직원 입장에서는 도무지 이해할 수 없는 회사의 방향성 때문에 고민이 깊어진다. 결국에 서로 납득할 수 있게 Align 되지 않으면 직원이 퇴사할 수밖에 없다.

그런데 주니어 때는 회사의 목표, 방향성이라는 걸 파악하기가 힘들다. 일단 처음 하는 일이라서 업무 속도가 느린지라 야근도 많고, 주어진 일만 제대로 해내기에 바쁘다. 그 와중에 회사가 왜 이 일을 하는지, 지금 전체 사업이 어떻게 진행되고 있는지, 우리 회사의 다음 목표/비전이 무엇인지까지 신경 쓸 겨를이 없는 것이다. 하지만 앞서 봤듯이 Align은 조직에게도 중요하지만 개인의 직장 생활에도 정말 중요하다. 우리는 나 자신을 위해서라도 조직의 목표와 방향성을 공부하고, 꾸준히 관찰하며 Align 해야 한다. 그렇지 않으면 분명 야근에 치이다가 '내가 지금 뭐 하고 있는 거지...'하고 번아웃(Burn-out)된다. 번아웃이란 몸과 마음이 너무 소모되어서 하얗게 불타버리고 지쳐버린 상태를 말한다. 번아웃되지 않으려면 스스로 조직과 자신을 Align 하도록 하자.


언어에는 힘이 있다.


그 언어에 담긴 개념과 맥락이 우리의 사고방식을 지배한다. 업무적인 용어들도 마찬가지다. 스타트업에서는 특히 영어 표현들을 많이 쓰는데, 그 표현 안에 담긴 고유한 개념과 맥락, 뉘앙스를 놓치지 않기 위해서다. 그래서 업무 용어들을 익힌다는 건 그 안에 담긴 철학, 사고방식을 체득한다는 것과 같다.

주니어 때에는 특히 생소한 개념들이 많기 때문에 업무 용어를 공부하면 적응하는 데 많이 도움된다. 스타트업에 첫 출근한 주니어가 어떻게 하면 업무 용어를 더 빠르게 익힐 수 있는지 다음 글을 통해 참고하시라.


개인적으로 나는 영어 표현이나 줄임말들을 극히 싫어한다. 손발이 오그라들기도 하고, 굳이 쓰지 않아도 될 때에도 영어를 쓰니까 과하다고도 생각한다.


이 Action Item에 R&R이 명확하지 않으니까 due date가 밀리죠. KPI를 제대로 달성하려면 Issue Tree를 그려서 Logical하게 Task를 관리해주는 게 좋습니다.
그런데 어느 순간 보면 나도 이런 식으로 말하고 있다. 최대한 한글로 표현하려고 노력하는데 업계에서 영문 표현이 워낙 자연스럽게 쓰이니까 서로 대화하다 보면 원상태로 복귀한다. 그래서 요즘은 그러려니 한다... 반성한다.



어쨌든 이 글이 사회초년생이나 주니어 누군가에게 좀 도움이 되었으면 좋겠다v

  • #업무방법론
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