몇 날 며칠 동안 기획안을 준비한 당신. ‘이 정도면 흠잡을 데 없겠지?’란 자신감으로 리더 앞에 섰습니다. 하지만 그 자신감은 몇 분 지나지 않아 허무함으로 바뀌었죠. 준비한 신규 프로모션에 대해 열심히 설명을 하고 있는데 리더가 듣는 둥 마는 둥 멍 때리고 있는 게 아니겠어요. 당신은 화가 나기도 하고 '내 기획안이 그렇게 부족한가' 하며 자괴감까지 들기 시작했습니다. 

같은 상황, 리더의 입장을 들어볼까요?

"도대체 핵심이 뭔지... 나한테 원하는 게 뭔지 모르겠더라고요.

열심히 말하는데 중간에 끊기도 애매하고..."

이런 상황을 없애려면 어떻게 해야 할까요? 솔루션을 찾기에 앞서 다음 문제를 맞혀볼까요?

Q. 여러분은 한 고등학교의 교사다. 다음의 내용을 학생들에게 공지해야 한다. 학생들에게 알릴 첫마디를 정한다면?

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다음 주 목요일 우리 학교의 전 교직원이 수원에서 열리는 새로운 교수법 세미나에 참가한다. 세미나는 9시부터 18시까지 진행되며, 이 세미나에는 인류학자 김지후 박사, 세계대학 총장 박성일 총장, 미국 예일대 교육학 교수 멧 브라운 박사, 수원 교육청 최정훈 교육감이 강연자로 참석한다. 특히 김지후 박사는 유력한 노벨상 후보로, 이번 세미나에서 그는 '인류학이 고등학교 필수 과목으로 지정돼야 한다'는 주장을 펼칠 예정이다.

정답은 뭘까요? 

다음 주 목요일 전 교직원이 세미나에 참석한다? 노벨상 수상 후보의 강연을 들을 예정이다? 아닙니다. 정답은 바로 ‘다음 주 목요일은 휴교’입니다.

말하는 사람(=교사)의 입장에선 내가 뭘 하러 가는지가 중요합니다. 그러나 듣는 사람(=학생) 입장에서는 뭐가 중요할까요? 바로 다음 주 목요일에 학교에 안 와도 된다는 거겠죠.

보고도 마찬가지입니다. 보고를 받는 사람이 듣고 싶은 내용, 즉 보고의 Key Message인 결론부터 말해야 합니다. 의외로 보고하러 가서 결론은 쏙 빼놓은 채 상황 설명부터 장황하게 하는 경우가 많습니다. 예를 들어 인턴 2명 채용에 대한 승인을 받으러 가서 요즘 직원들이 얼마나 야근이 많고, 얼마나 힘든지를 구구절절 설명하듯이 말이죠.

왜 이런 일이 생길까요? ‘내 입장에서’ 생각하는 자기중심성 때문에 그렇습니다. 내 입장에서는 이런 상황으로 인해 인턴 2명이 필요하다는 결론이 나왔기 때문에, 내 생각의 흐름을 그대로 말하는 겁니다. 그러나 보고받는 사람은 ‘도대체 말하려는 게 뭐지? 힘든 걸 알아달라는 건가?’ 이렇게 다른 생각을 할 수가 있죠.

때문에 중요한 건 보고의 결론을 ‘제대로’ 뽑는 것입니다. 보고의 목적이 뭐냐에 따라 결론이 완전히 달라지는데요, 조직에서 이뤄지는 대표적인 4가지 보고 상황 별로 알려드릴게요.

기획 보고의 결론은, 기획 내용 전체를 간단히 ‘요약’하는 겁니다. 새로운 프로모션에 대한 기획서를 내야 한다고 가정해 볼까요? 이때 어떤 의도로 이런 기획을 하게 됐는지부터 설명하고 싶은 마음이 들겠지만, 우선 기획의 명칭, 실시 기간, 홍보 대상 등의 핵심만 요약해 보고서 맨 앞에 배치해 보세요. 이렇게 해야 보고를 받는 사람이 큰 그림을 본 뒤에 상세 내용을 확인할 수 있습니다.

점검 보고의 핵심은 뭘까요? 바로 ‘이슈 사항’입니다. '이런 문제가 있는데 어떻게 할지’ 혹은 ‘이슈 해결을 위해 지원이 가능할지’를 묻는 거죠. 예를 들어 스마트워크 도입 현황에 대한 보고일 경우, ‘O 월 O 일부 터 자율좌석제 및 리모트 워크 시행 후 일부 리더들 사이에서 구성원 관리에 어려움을 호소한다’와 같은 문제 상황을 키 메시지로 두면 됩니다.

회의 결과 보고의 결론은 무엇일까요? 다 중요하게 생각되겠지만, 결국 핵심은 ‘회의에서 결정돼 앞으로 실행할 것이 무엇인지'입니다. 왜 회의를 하게 됐는지, 누가 어떤 의견을 냈는지, 어떤 과정을 거쳐 결정됐는지 등등의 상세 내용은 그 이후에 설명하면 되고요.

부정적 이슈가 발생해 이를 보고하는 상황이라고 가정해 보죠. 뭐가 문제인지, 무엇 때문에 발생했는지, 현 상황에서 우리가 취해야 할 조치는 무엇인지부터 말해야 합니다. 내용도 내용이지만 상황 보고에서 정말 중요한 건 타이밍입니다. 리더가 적시에 판단을 내릴 수 있도록 하는 것이 상황 보고를 하는 목적이니까요.

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누구나 대화 초반에 들은 얘기에 흥미를 갖게 되면, 그 뒤에 올 얘기에 더 집중하게 됩니다. 보고할 때마다 집중하지 못하는 리더 때문에 불편했나요? 원망 대신 오늘부터는 어떤 말로 보고를 시작할지, ‘결론’을 찾는 일에 시간을 쏟아 보면 어떨까요?

>글쓴이: HSG 휴먼솔루션그룹 솔루션Lab 김예슬 전문연구원