아틀라시안(Attlassian)이 개발한 지라(Jira)는 원래 소프트웨어 개발 프로젝트 관리를 위해 만들어진 협업 도구이지만 이제는 일반적인 프로젝트 관리를 위한 협업툴로도 많이 사용되고 있습니다. 프로젝트의 효율성을 극대화하고, 작업의 진행 상황을 추적하는 데 필수적인 기능을 제공하는 지라(Jira)를 얼마나 잘 활용하는지에 따라 업무 생산성도 급상승 할 거예요.

프로젝트 관리 협업툴 최강자 지라(Jira)를 어떻게 활용하면 되는지 살펴볼게요.

지라(Jira) 소프트웨어 vs. 워크 매니지먼트 차이점은?

지라(Jira) 사이트에 들어가면 소프트웨어(Software)와 워크 매니지먼트(Work Management) , 트렐로(Trello)를 메뉴바에서 가장 먼저 확인할 수 있어요. 처음에는 무엇을 선택해야 하는지 혼란스러울 수 있는데요, 이 중에서 핵심 프로젝트 관리 툴인 '소프트웨어'와 '워크 매니지먼트'에 어떤 차이점이 있는지 간단하게 설명해드릴게요.

개발팀에 최적화, 지라 소프트웨어

지라 소프트웨어(Jira Software)는 기본적으로 애자일(Agile) 작업을 주로 하는 개발팀을 타겟으로 하는 관리 도구입니다. 대표적인 애자일 방법론인 스크럼(Scrum) 은 2~4주의 짧은 기간 내에 분석, 설계, 개발, 테스트를 ‘스프린트(Sprint)’라고 하는 반복적인 개발 주기로 구성됩니다. 지라 소프트웨어는 이와 같은 애자일 방법론을 고스란히 구현한 협업 도구라는 점에서 개발자들에게 최적의 협업 도구 중 하나로 자리잡았어요.

비개발 조직을 위한, 지라 워크 매니지먼트

Work management는 마케팅, 운영, 영업, HR, 재무, 법무, 디자인 등 프로젝트 관리에 적합한 도구로 Jira Core의 새로운 버전으로 2021년에 공개되었어요. 기존의 지라 소프트웨어(Jira Software)가 비개발팀의 업무에는 적합하지 않은 부분이 있었기 때문에 이를 보완한 협업툴이 필요했던 것이죠.

워크 매니지먼트는 프로젝트에 맞는 업무를 문서화하고 추적하기 쉽게 되어 있고, 프로젝트 통합 캘린더 뷰를 제공하기 때문에 한 눈에 진행 상황을 파악하기에도 적합합니다. 

이번 글에서는 비개발 팀에서 주로 활용하는 워크 매니지먼트(Work Management)를 중심으로 설명을 할게요.

Jira Work Management로 프로젝트 관리 시작하기

지라(Jira)를 효과적으로 사용하기 위해서 알아두면 좋은 기본적인 용어와 구성 요소를 알아볼게요.

Jira의 기본 구성요소 이해하기

1. 프로젝트

프로젝트는 가장 상위 단위로 특정 목표를 달성하기 위한 작업 그룹을 의미합니다. 프로젝트를 구성하는 이슈와 이슈를 시각적으로 파악할 수 있는 보드로 구성되어 있어요.

2. 이슈

지라에서는 모든 작업의 기본 단위를 ‘이슈’로 표현합니다. 이슈는 하나의 작업 (태스크), 버그, 개선 사항 등을 포함합니다. 이슈는 카드형태의 페이지에 담당자, 기한, 우선 순위, 관련 업무 등의 세부 사항을 작성할 수 있어요.

3. 보드

프로젝트의 이슈들을 시각적으로 표현하는 공간으로, 보드를 통해 프로젝트의 모든 이슈와 그 상태를 실시간으로 확인할 수 있습니다. 캘린더, 칸반, 타임라인, 목록 등의 형식으로 구현되어요.

이처럼 지라는 프로젝트를 수행하기 위한 이슈를 작성하고 워크플로(workflow) 를 신속하게 파악할 수 있도록 다양한 보드 형식으로 확인하는데 유용한 협업툴입니다.

프로젝트 관리 시작하기

1. 계정 생성 후 ‘프로젝트 만들기’ 혹은 템플릿 선택하기

지라에서는 업무 성격에 따른 다양한 프로젝트 템플릿을 제공하고 있는데 처음에는 이 템플릿을 활용하는 것을 추천합니다. 마케팅, 디자인, 영업, 운영, 프로젝트 관리, 인사, 법무, 재무 등 다양한 업무 영역에 맞게 제작된 템플릿을 찾을 수 있어요. 

👉Jira 프로젝트 관리 템플릿 확인하기

2. 프로젝트 세부 사항 설정하고 팀원 초대하기

프로젝트 이름, 기간 등을 입력하고 이메일로 함께 할 팀원을 초대합니다.

3. 한 곳에서 프로젝트 관리하기

함께 할 팀원까지 초대했다면 이제 각자 할 일을 지라(Jira)에서 등록하고, 담당자에게 할당하고, 이슈를 관리할 준비가 되었습니다!

지라(Jira) 프로젝트 관리 노하우

Jira를 최대한 활용하기 위한 구체적인 팁을 공유합니다.

대시보드와 리포트로 인사이트 얻기

Jira 대시보드와 리포트 기능을 활용하여 프로젝트의 진행 상태, 팀의 성과, 문제점 등을 한눈에 파악할 수 있어요.

“요약” 탭에서는 업무 플로우 단계별 몇 개의 업무가 있는지, 완료는 얼마나 되었는지 한눈에 파악할 수 있어요. 그리고 예정된 기한이 초과한 업무도 바로 확인할 수 있어서 일일이 업무 목록을 살펴보지 않고도 빠르게 놓친 업무를 파악할 수 있죠.

“보고서” 탭에서는 다양한 방식으로 진행 중인 프로젝트 관련 업무 이슈를 확인할 수 있는데요, 이슈의 미해결 기간, 경과 시간, 해결된 비율 등을 파악할 수 있습니다.

다양한 보기 방식으로 전체 프로젝트 한눈에 보기

지라(Jira)는 업무 진행 상황을 필요에 따라 다양한 보기 방식으로 볼 수 있어서 프로젝트 관리를 보다 수월하게 해줍니다.

그 외 "보드, 목록, 캘린더, 타임라인" 보기 방식 등을 활용할 수 있는데, 각 보기 방식에서 바로 할 일을 추가 혹은 편집할 수 있어요.

[지라(Jira) 프로젝트 "칸반 보드" 보기 방식]

• 보드: 칸반(Kanban) 보드 형식으로 작업 단계별로 진행 중인 업무 및 전체 워크 플로우를 파악하기 쉽다.

• 목록: 할 일을 엑셀과 같은 리스트 형식으로 볼 수 있는데 진행 상태, 우선순위, 담당자 등 분류에 따라 확인하기 좋다.

• 캘린더: 월별 혹은 분기별로 진행되는 업무를 바로 파악할 수 있다.

• 타임라인: 간트차트 수정 버전으로 각 작업간 흐름 및 어떻게 연결되어 있는지 쉽게 파악할 수 있다.

보기 방식을 더 똑똑하게 활용하는 방법은 필터 기능을 활용하는 것이에요. 나에게 할당된 업무만 보거나 담당자별로, 혹은 특정 기간 내에 진행되는 업무만 확인하는 등 필터 기능을 활용하면 작업의 진행 상황을 쉽게 모니터링할 수 있습니다.

커뮤니케이션 및 협업 강화

Jira의 코멘트 기능을 통해 팀원들은 작업에 대해 소통하고, 필요한 변경사항을 즉각적으로 공유할 수 있습니다.

외부 협업툴과 연동

요즘 직장인들은 구글 독스, 스프레드시트 등 문서 프로그램은 스마트 링크 기능을 활용해서 지라 내에서 바로 편집할 수 있어 번거롭게 파일을 다운로드 받거나 다른 링크로 이동하지 않아도됩니다. 또한 디자인 프로그램인 피그마(Figma)와 연동하여 지라 내에서 바로 파일을 수정하는 것도 가능합니다.

변동사항이 있을 경우 슬랙이나 마이크로소프트 팀즈와 같은 협업툴로 알람이 전송되게 설정할 수도 있어 담당자에게 따로 메시지를 보낼 필요가 없습니다.

이렇게 외부 협업툴과 연동하는 것의 가장 큰 장점은 여러 창을 열지 않고 하나의 툴 안에서 클릭 한 번으로 업무를 진행시킬 수 있다는 점입니다.

지라(Jira)는 프로젝트 관리를 위한 강력한 도구입니다. 쉽게 프로젝트 진행 상황을 추적하고 실시간으로 협업하고 전체 프로젝트를 체계적으로 정리하는 데 도움을 얻어 업무 생산성을 크게 높일 수 있어요. 오늘 글에서 공유한 노하우를 통해 Jira 사용법을 마스터하고, 팀의 업무 방식을 한 단계 업그레이드 해보시는 건 어떨까요?

기획 및 편집 플렉스웍

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