2024년 9월 24일에 발행된 풋풋레터에 실린 글입니다. 

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✨1,000만 직장인을 위한 보고서 문장 기술 27가지

직장에서 보고서, 기획안은 단순한 서류 이상의 의미를 지닙니다. 나의 아이디어와 분석을 담아내고, 상사나 동료에게 신뢰를 주며, 업무의 방향성을 제시하는 중요한 도구이죠.

하지만 우리 대부분은 보고서 작성에 큰 부담을 느끼는데, 그 원인은 바로 '문장'에 있어요. 

미국의 심리학자 메라비언에 따르면, 상대방의 신뢰를 얻기 위해서는 말의 내용이 7%, 시각적 요소가 55%, 청각적 요소가 38%를 차지한다고 해요. 

보고서도 비슷합니다. 아무리 좋은 아이디어나 논리적으로 완성된 내용도 이를 표현한 문장이 어색하거나 명확하지 않으면, 그 가치가 본래만큼 표현되기가 어려워요.

그렇다면, 잘 읽히는 문장을 쓰려면 어떻게 해야 할까요? 꼭 알아야 할 <보고서 문장의 기술>을 알려드릴게요!

1. 명확한 문장

여러분은 보고서에서 가장 중요한 것이 무엇이라고 생각하시나요?

많은 분이 보고서의 내용이나 비주얼, 구조에는 신경을 쓰지만, 정작 '문장의 명확성'은 간과하는 경우가 많습니다. 하지만 문장이 명확하지 않으면 전달하려는 메시지가 오해를 불러일으킬 수 있어요. 명확한 문장을 만드는 팁 3가지를 알려드릴게요!

📌'주어'를 누락하지 않는다

보고서에 등장하는 문장 구조는 수많은 형태가 있지만, 가장 기본이 되는 구조는 '주어+술어'입니다. '주어'는 문장의 주체를 말하고, '술어'는 주어의 행동이나 상태를 설명하는데요! 생각보다 주어를 누락하는 실수를 많이 합니다.

A) 현대차는 지난달 16만 대의 차를 팔아서 작년 8월보다 19.4% 증가했다.

B) 주차 안내 - 회사 건물에 주차를 하기 위해서는 사전 등록이 필요하며, 차량이 사전 등록되어 있지 않은 경우 차량 출입이 제한됩니다.

문장을 읽을 땐 자연스럽게 읽히지만, 자세히 보면 두 문장 모두 '주어'가 누락되어 있어요. 문장 앞이나 뒤에서 이미 주어를 썼기 때문에 다른 한쪽에서 주어를 생략해도 된다고 생각할 수 있지만, 사라진 주어를 찾아 명확한 문장으로 고쳐주어야 읽는 사람이 단번에 정확한 의미를 알 수 있어요!

이렇게요👇🏻

A) 현대차는 지난달 16만 대의 차를 팔아서 작년 8월보다 판매량이 19.4% 증가했다.

B) 주차 안내 - 방문객이 회사 건물에 주차를 하기 위해서는 사전 등록이 필요하며, 차량이 사전 등록되어 있지 않은 경우 차량 출입이 제한됩니다.

📌'명확한 술어'를 사용한다

"2024년 업무 성과를 종합한 후에 조직 개편"

위 문장을 쓴 작성자는 분명하게 알고 썼겠지만, 독자는 '조직 개편이 필요한 것인지, 조직 개편을 해야 한다는 것인지, 조직 개편을 하는 중인지' 정확한 의미를 알기 어려워요. 읽는 사람이 앞뒤 맥락과 상황을 파악해서 의미를 해석해야 하므로 불필요한 에너지가 소비되고요. 그렇기 때문에 좀 더 명확한 술어로 문장을 종결하는 것이 좋습니다!

→ 2024년 업무 성과를 종합한 후에 조직 개편 검토 필요

→ 2024년 업무 성과를 종합한 후에 조직 개편 방안 수립 예정

📌'수치'를 사용하면 신뢰를 준다

A) 영천 산불 임야 1헥타르 태우고, 5시간 만에 진화

B) 영천 산불 축구장 1.4개 크기 임야 태우고, 5시간 만에 진화

A와 B 문장 중, 더 정확한 의미가 전달된 것은 무엇인가요? 맞아요, B 문장이죠! 쉽게 와닿지 않는 '1헥타르'라는 단위를 '축구장 1.4개 크기'로 바꾸면서 훨씬 전달력이 높아졌습니다. '금방'이라는 표현을 '10분 이내'로, '많이'를 '100개'로 바꿔 보세요! 보고서에서 구체적인 수치를 사용하면 신뢰도가 높아집니다.

2. 간결한 문장

너무 당연한 말로 느껴질 수 있지만, 보고서의 문장은 불필요한 요소를 제거하고 간결하게 작성되어야 합니다. 길고 복잡한 문장은 읽는 사람의 집중을 흐트러뜨리고, 보고서의 핵심 메시지가 명확히 전달되지 않을 수 있어요.

📌문장을 간결하게 만드는 팁

(1) 중복된 표현을 제거한다

우리 뇌는 중복되는 것을 지겨워하는 경향이 있습니다. 불필요한 단어가 문장에서 중복되면 문장의 힘이 약해질 수 있어요. 상대방의 뇌가 느낄 지루함을 줄이고, 문장을 간결하게 쓰기 위해서 문장 안에서 중복되는 단어는 걷어내어 보세요!

• 최근 시행한 설문 조사 결과에 따르면 고객들이 제품에 하자가 있으며 사용에 불편함이 있다며 불만을 다수 표출함
  → 최근 시행한 설문 조사 결과에 따르면 고객들이 제품에 하자가 있어서 사용에 불편함이 있다는 불만을 다수 표출함

(2) 습관적으로 사용하는 사족 표현을 제거한다

읽는 내내 '내 얘기잖아..🥹'하며 뜨끔했던 부분입니다.

있어도 괜찮지만, 오히려 문장을 길어지게 만드는 습관성 '사족' 표현을 알려드릴게요. 습관적으로 이 표현을 쓰고 있었다면 바꿔보시는 것을 추천합니다!

• ~로 인하여 → ~로, ~때문에
  기상 악화로 인하여 출발 계획에 차질이 생김
  
  
• ~에 대한(관한) → X (삭제하기)
  기상 악화로 출발에 대한 계획에 차질이 생김
  
  
• ~라는 과정을 통해 → 후에, ~로, ~를 해서
  기상 악화로 참가자 의사결정 과정을 통해 후에 향후 계획을 수립하기로 함

3. 이해하기 쉬운 문장

📌조사 생략을 주의한다

문장을 간결하게 쓰기 위해서 가장 많이 빠지는 함정이 '문장에서 조사를 제거하고 명사로만 연결된 문장을 쓰는 것'이라고 합니다. 물론, 불필요한 조사가 반복적으로 사용되는 것은 경계해야 합니다. 하지만 조사를 지나치게 생략하면 문장이 딱딱해지고 상대방이 이해하기 어려워집니다.

• 아동보호기관 대상 교육 매년 실시 중, 교육 방법 비대면 교육 한정 다수 민원 발생

👇🏻아래 문장으로 바꾸면 어떨까요? 문장이 훨씬 부드러워지고, 읽는 사람이 이해하기도 쉬워집니다.

• 아동보호기관을 대상으로 매년 교육을 실시하지만, 교육 방법이 비대면 교육에 한정되어 다수 민원이 발생함

📌비교와 비유로 내용을 쉽게 전달하기

• 지역별 프랜차이즈 현황 - A 지역 감자탕집은 네이버 평점 4.2점으로 매우 높은 만족도를 기록함

보고서에서 이 문장을 읽는다면 '4.2점이 진짜 높은 건가?'라는 생각이 자연스럽게 들 수 있어요. 이 점수를 해석할 수 있는 기준이 없기 때문이에요. '4.2점'을 해석할 수 있는 준거를 마련하고, 비교해서 표현하면 문장의 의미가 선명해집니다. 아래처럼요! 

• A 지역 감자탕집은 네이버 평점 4.2점으로 전국 평점 3.9점에 비해 매우 높은 만족도를 기록함 
• A 지역 감자탕집은 네이버 평점 4.2점으로 경쟁사 대비 0.2점 높게 나타남

4. 아, 이건 진짜 저만 알고 싶은데...👀💛

- 실무에 바로 적용하는 보고서 작성 꿀팁

꿀팁 1. 제로 드래프트 기술

보고서를 쓸 때 지시자의 의도를 파악하는 것은 정말 중요합니다. 의도나 목적을 알아야 제대로 된 방향성을 잡고 원하는 결과를 제시할 수 있기 때문이에요! 제로 드래프트 기술이란, '보고서 ver 0'을 빠르게 작성해서 상대의 의도를 파악하는 방법이에요. A4 용지 반쪽 내외의 분량으로, '목적, 주요 내용, 최종 결과물 형태, 참고 자료' 등을 포함하여 짧게 만들어 상대의 니즈를 파악해 보세요. 협업, 광고 프로젝트, 외주에서도 적용할 수 있는 꿀팁입니다!

꿀팁 2. 잘 쓴 제목 한 줄, 열 페이지 부럽지 않다

보고서의 제목은 보고서의 얼굴이자 뉴스의 헤드라인과 같아요. 전체 내용을 압축하면서 상대방이 보고서를 읽고 싶게 만들어야 합니다. 저자가 수많은 보고서를 분석하여 정리한 방법은 크게 2가지로 나뉜다고 하는데요! 함께 볼까요?

📌한 줄 기술: 목적 + 방법

[2025년 상반기 매출 증대를 위한] + [SNS 마케팅 전략]

[청년 실업률 감소를 위한] + [고용 정책 개선안]

📌두 줄 기술: 부제 + 주제

(부제) 야 너두, 인스타그램 잘할 수 있어!

(주제) 풋풋레터 운영자의 특강 진행안

꿀팁 3. 구조화 표현의 기술

우리가 옷장을 정리할 때, 속옷+양말+상의+하의를 한곳에 넣는다면 꺼낼 때마다 정말 불편할 거예요. 원하는 걸 찾는 데도 시간이 한참 걸릴 거고요!

보고서도 마찬가지입니다. 많은 정보가 있을 때 단순히 나열하기보다 구조화해서 덩어리로 보여준다면 상대방이 이해하기도 쉽고, 기억하기도 편합니다. 

보고서에 자주 등장하는 구조화 패턴은 크게 3가지에요!

출처 - <잘 읽히는 보고서 문장의 비밀>

위 예시를 보며 감탄했답니다. 이렇게 다양한 구조화 패턴을 사용하면, 같은 주제라도 여러 가지 관점에서 정리하며 새로운 내용을 구상할 수 있겠어요! 앞으로 바로 적용하기 위해 메모해 두었습니다 :) 여러분도 몇 가지 패턴을 선택해서 연습해 보세요! 다양한 구조화 패턴을 익혀 보고서 작성 시간은 단축하고, 새로운 아이디어를 떠올릴 수 있습니다😉 

오늘 배운 내용으로 여러분의 아이디어와 메시지를 더 명확하게 전달하고,

보고서 작성 능력을 한 단계 끌어올려 보아요!✨🤗✨ 

※ 한빛미디어 출판사로부터 소정의 원고료를 지원받고 작성된 콘텐츠입니다.