프로젝트 관리는 원격 비동기 환경에서도 얼마든지 효과적으로 운영될 수 있습니다. 올바른 커뮤니케이션과 문서화 전략, 적절한 협업툴이 있다면 더욱 그렇고요. 사무실에서 다 함께 일하든, 원격으로 일하든 프로젝트 관리는 대체로 비슷합니다. 가장 큰 차이점은 비동기 작업에 대한 선호도라고 할 수 있습니다.
비동기 상태로 일을 잘 하기 위해서 필요한 것들은 무엇이 있을까요? 100% 리모트 워크로 프로젝트를 관리하는 일 잘하는 깃랩(GitLab)이 알려주는 3가지 팁을 지금부터 살펴보시죠.
원격근무 프로젝트 매니징의 시작은 문서화에서부터
문서화가 잘 되어 있지 않다면 구성원들이 필요한 정보가 있을 때 어디서, 어떻게, 누구에게 확인해야 하는지 혼란스럽게 되고 이는 업무 비효율의 지름길이 됩니다. 모두가 같은 시간에 일해야 한다는 생각에서 벗어나 단일화된 정보 소스로 문서화를 잘 구축해 놓는 것이 원격근무 프로젝트 매니지먼트의 시작점입니다.
깃랩(GitLab)의 백엔드 엔지니어 관리자인 Cheryl Li는 사무실과 원격근무 환경의 차이를 이렇게 말합니다. 사무실에서 일할 때는 자주 묻는 질문이거나 문서화된 답변이 필요한 경우에도 그냥 직접 물어보고 답변을 듣는 것이 일상이었지만 원격근무 환경에서 똑같이 한다면 질문하고 답변을 기다리거나 찾는 시간 때문에 일이 훨씬 비효율적이라고요.
리모트 팀을 운영할 때는 리모트워크 프로젝트 매니지먼트 툴을 제공하는 Kona의 공동 설립자 Corine Tan은 원격근무 매니지먼트 운영 팁을 찾기 위해 테크 분야에서 일하는 500명의 원격근무 매니저들을 인터뷰했습니다. 그가 찾은 21가지의 원격근무 매니지먼트의 팁의 핵심에서 철저한 문서화와 때론 지나치게 느껴질 정도로 긴밀한 커뮤니케이션을 발견할 수 있다는 것에서도 알 수 있습니다.
(사진출처: GitLab)
업무툴 및 시스템 간소화
업무 툴과 시스템 간소화에서 중요한 것은 처음부터 최대한 많은 팀에서 사용할 수 있는 공동의 서비스를 찾는 것입니다. 각각 담당하고 있는 업무가 다른데 동일한 서비스를 사용한다는 것이 합리적이지 않다고 여기실 수도 있겠네요.
하지만 모든 구성원이 동일한 프로젝트 관리 시스템을 사용하는 것은 충분히 가능합니다. 이렇게 함으로써 각 팀이 사일로(silo)화 되는 것을 방지하고 팀간 정보 공유를 장려하면서 넓게는 조직 전체의 투명성을 확보할 수 있는 발판을 마련합니다.
사일로(silo)는 곡물을 저장하는 굴뚝 형태의 벽이 높은 타워 형태의 저장고를 의미하는데 경영분야에서 '사일로 현상'은 회사 내부 부서들이 각자 높은 벽을 치고 있는 것처럼 다른 부서와 협력하지 않는 것을 의미합니다. 모든 팀이 동일한 프로젝트 매니지먼트 도구를 사용하면 정보 손실의 위험을 낮출 수도 있고, 팀간에 협업을 하는 것도 훨씬 수월해집니다. 다른 팀에서 어떤 프로젝트를 진행 중인지 쉽게 확인할 수 있기 때문이죠.
깃랩(GitLab)에서는 전체 조직이 깃랩을 프로젝트 관리 도구로 사용합니다. 지라(Jira)와 같은 다른 프로젝트 매니지먼트 도구를 사용해도 프로세스 간소화와 효율성 제고에 큰 도움이 됩니다.
지라(Jira)를 활용한 원격근무 프로젝트 관리 예시[/caption]
중요도와 기간에 따라 업무 계층화하기
업무의 계층을 나눠보면 가장 상단에 프로젝트가 있습니다. 프로젝트는 완료하기까지 상당 시간이 필요한 단위의 일로 여러 사람 혹은 팀간 협력을 필요로 합니다. 깃랩(GitLab)이나 지라(Jira)와 같은 협업툴에서는 이런 단위의 일을 에픽(epic)이라고도 부릅니다.
그리고 그 아래에는 이슈(issue)가 있습니다. 이슈는 완료하기까지 1~2주 정도 소요될 수 있고, 업무 완료를 위한 담당자 한 명 외에 협력자들이 있을 수 있습니다. 명확한 완료 시점을 예측할 수 있을만큼 짧은 기간을 가진 업무 단위이지만 너무 많은 시간이 소요되지는 않는 단위의 업무입니다.
이슈 내에서는 여러 하위 작업들이 있을 수 있습니다. 이 작업들은 태스크(task)라고 부를 수 있으며, 일반적으로 한 명의 담당자가 하루 혹은 이틀 안에 완료할 수 있는 작은 단위의 일이면서 업무 실행을 위해 자세한 지침이 필요하지 않는 일이 포함됩니다.
컨퍼런스 개최라는 업무를 예를 들어볼게요. 기획하고 준비하는 데 상당 시간이 걸릴 것이고, 여러 팀의 협력이 필요하죠. 이 때 프로젝트, 혹은 에픽은 ‘컨퍼런스 개최’가 됩니다. 스피커 초청, 마케팅, 이벤트 등으로 구성된 하위 프로젝트도 필요하죠. 스피커를 초청한다면 각 연사별로 별도의 업무가 자동적으로 따라오는데, 이를 칸반 스타일로 ‘이슈’ 보드를 만들어 관련 링크, 작업 기한, 첨부 파일 등을 넣고 담당자, 협력자 등을 태그하여 업무를 할당할 수 있습니다. 이렇게 하면 여러 팀이 하나의 보드에서 진행 상황을 한 눈에 파악할 수 있고, 관련 정보를 쉽게 찾을 수 있게 됩니다.
이처럼 리모트 워크 환경에서 프로젝트를 관리하기 위해서는 개별 조직원과 관리자를 사전에 교육하는 과정이 필요합니다. 그리고 회사 내 핸드북 혹은 가이드북이 있다면 지속적으로 업데이트하는 것도 잊지 마세요. 여기에는 프로젝트 관리 및 프로세스에 대한 내용이 모두 포함되어야 합니다. 프로젝트 관리의 일관성을 지키면서도 온보딩하는 새로운 팀원들에게 교육 자료로서도 사용되기 때문이죠.
