✅ 리더와 구성원 간의 효과적인 소통은 단순한 정보 전달이 아닌 상호 이해와 신뢰를 바탕으로 한 관계 형성의 과정이다.

✅ 1:1 미팅과 일상적인 스몰톡은 서로 다른 목적과 특성을 가지지만, 모두 구성원의 진솔한 이야기를 끌어내고 필요한 지원을 제공하는 중요한 소통 채널이다.

✅ 효과적인 커뮤니케이션을 위해서는 정보 공유, 경청의 힘, 대화의 기록, 피드백의 기술을 모두 고려해야 하며, 특히 모든 소통 이후의 후속 조치가 신뢰 구축의 핵심이다.

✅ 리더의 일관된 행동과 태도는 구성원과의 소통에서 가장 중요한 요소이며, 리더가 자신의 커뮤니케이션을 지속적으로 개선할 때 조직 전체의 소통 문화가 성장한다.

팀원들과 평소 어떻게 대화하시나요?

구성원과의 커뮤니케이션은 리더에게 많은 의미와 중요도를 가집니다. 조직의 목표 달성과 조직의 성장을 위해서는 무엇보다 구성원과의 효과적인 소통이 중요하기 때문이죠. 구성원으로 그리고 리더로 일을 하며 느꼈던 중요한 기준 또한 구성원과의 신뢰 관계 형성과 업무 효율의 핵심은 모두 '소통'에 있었습니다.

커뮤니케이션은 단순히 정보를 전달하는 것을 넘어 상호 이해와 공감을 바탕으로 한 관계 형성의 과정입니다. 이번 글은 조직에서 이루어지는 커뮤니케이션에 대한 경험과 생각을 이야기해보고자 합니다.

커뮤니케이션의 목적과 방법

조직에서 이루어지는 커뮤니케이션은 크게 정보 공유와 의사결정과 관계 형성, 문제 해결, 피드백 등 다양한 목적을 가집니다. 그리고 이러한 목적에 따라 커뮤니케이션의 방법 또한 달라져야 합니다.

✅ 1:1 미팅 (1 on 1)

1:1 미팅은 리더와 구성원 간의 가장 직접적이고 밀도 있는 소통 창구입니다. 저 또한 많은 구성원과 이야기를 나눈 경험이 있지만 여전히 1:1 미팅은 어렵다고 느끼고 있습니다. 1:1 미팅이 어려운 이유는 무엇보다 1) 진솔한 이야기를 나눌 수 있는가 라는 측면과 2) 진솔한 대화인 만큼 커뮤니케이션 이후 행동의 합리성에 있습니다.

먼저 진솔한 이야기를 나누기 위해서는 몇 가지 고려가 필요합니다.

첫 번째, 구성원이 먼저 이야기할 수 있는 안정감을 조성해야 합니다. 많은 구성원이 리더와의 대화에서 자신의 생각이나 어려움을 솔직하게 표현하기 어려워하기 때문이죠. 이를 해소하기 위해 저는 제 이야기를 먼저 공유하는 방식을 택했습니다. 제 커리어 경험, 과거와 현재의 고민, 조직에 대한 생각 등을 먼저 나눔으로써 조금 더 자연스럽게 구성원이 이야기할 수 있는 분위기를 만듭니다.

두 번째, 1:1 대화는 준비가 필요합니다. 이전 미팅에서 나눈 이야기, 최근 업무 진행 상황, 전반적인 조직 환경 등을 고려하여 미팅을 준비해야 합니다. 이는 단순히 형식적인 대화가 아닌, 연속성 있고 의미 있는 대화를 가능하게 합니다. 또한 이번 대화의 목적을 분명히 전해야 합니다. 구성원 또한 그 목적에 맞춰 대화를 준비할 수 있도록 사전에 공유하는 배려가 필요합니다.

세 번째, 평소 어떤 대화를 나누는지가 중요합니다. 1:1 미팅이 분명 목적을 가지고 있지만 평소 커뮤니케이션의 연장선에 있기도 하다. 일상적인 커뮤니케이션에서 신뢰 관계를 구축하지 못한다면 1:1 미팅에서도 진솔한 대화를 기대하기 어렵기 때문입니다.

네 번째, 후속 조치의 중요성을 인식해야 합니다. 미팅에서 나온 이야기를 단순히 듣는 것에 그치지 않고 실제 행동에 옮기는 것이 중요합니다. 구성원의 의견을 경청하고 이에 대한 후속 조치를 취함으로써 행동하는 리더로서 신뢰를 만들 수 있습니다.

또 커뮤니케이션 이후 행동의 합리성은 기준의 중요성을 의미합니다.

1:1 미팅은 구성원이 가진 깊은 고민과 기대를 직접적으로 전달하는 자리이기 때문에 이에 대한 즉각적인 행동을 기대할 수 있습니다. 하지만 리더는 조직의 전체 상황과 관계 등 다양한 변수를 고려하여 행동해야 하는 만큼 그 기대와 조치의 차이가 발생하게 됩니다. 이 부분이 구성원에게는 실망으로 이어질 수 있어 충분한 고민과 설명을 전해야 합니다.

다른 한 가지는 리더의 감정, 태도의 변화입니다. 어떤 대화는 감정이 표현될 수 있기도 하고 불만을 표현할 수도 있습니다. 대화 이후 리더가 구성원을 대하는 행동이나 태도가 바뀐다면 구성원과의 진솔한 대화는 불가능해질 수 있습니다. 리더도 사람이기 때문에 감정이나 태도에 영향을 받을 수 있지만 기준과 행동이 일치한다면 오해를 최소화할 수 있습니다.

✅ 스몰톡의 활용

늘 강조하는 한 가지 커뮤니케이션은 일상적인 소통입니다. 아침 인사부터 점심 식사 시간, 커피 한잔, 이동하며 나누는 가벼운 커뮤니케이션은 종종 공식적인 미팅에서 얻을 수 없는 인사이트를 제공합니다.

스몰톡은 구성원의 개인적인 관심사, 취미, 일상을 알게 되는 기회로서 리더와 구성원이 가진 공통의 무언가를 찾는 채널이 됩니다. 비공식적인 가벼운 대화는 구성원과의 거리를 좁히고 보다 솔직한 소통을 가능하게 합니다. 스몰톡이 너무 개인의 대화로만 빠진다고 생각할 수 있지만 실제로는 이러한 대화와 함께 업무 진행사항이나 애로사항에 대해서 보고가 아닌 정보의 수집 채널로서도 의미를 가집니다.

일상적인 스몰톡을 통해 리더는 구성원의 상태를 파악하고 필요한 지원을 빠르게 제공하거나 고민할 수 있습니다. 이는 업무의 효율성을 높이고 문제가 커지기 전에 발견할 수 있는 장점이 있습니다.

효과적인 커뮤니케이션을 위한 고려사항

모든 커뮤니케이션은 몇 가지 핵심적인 요소를 고려해야 합니다.

1. 정보 공유의 중요성

정보의 적시 공유는 조직의 효율성과 구축에 필수적입니다. 업무 진행 상황, 의사결정 과정, 조직의 변화 등을 투명하게 공유함으로써 구성원들은 전체 그림을 이해하고 자신의 역할에 더 잘 몰입할 수 있습니다.

정보 공유는 성과와 결과와 같은 최종 정보만을 공유하는 것이 아닙니다. 진행 과정, 어려움, 배운 점 등을 함께 나눔으로써 조직 전체의 학습과 성장을 도모할 수 있습니다.

2. 경청의 힘

리더의 효과적인 커뮤니케이션 스킬은 '말하기'가 아닌 '듣기'에 있습니다. 상대방의 이야기를 단순히 들어주는 것을 넘어 이해하고 적절한 행동으로 연결함으로써 커뮤니케이션이 순간의 이벤트가 아닌 지속적인 신뢰로 이어집니다.

구성원의 목소리를 경청할 때는 표면적인 말뿐만 아니라 그 이면에 있는 감정과 필요를 파악하는 노력이 필요합니다. 이를 위해서는 선입견 없이 듣고 공감하며 필요한 경우 추가적인 질문을 통해 더 깊은 이해를 도모해야 합니다.

3. 대화의 기록

미팅 준비는 리더와 구성원 모두의 만족도에 영향을 미칩니다. 특히 평소 나눈 대화를 복기하고 미팅 주제에 맞춰 질문 리스트를 작성하는 것이 도움이 됩니다. 이는 미팅의 방향성을 명확히 하고 중요한 주제를 놓치지 않게 해 줍니다.

질문 시 단답형 답변이 아닌 이야기를 풀 수 있도록 유도하는 노력도 필요합니다. 구성원의 생각과 의견을 끌어내어야만 목적의 본질에 접근할 수 있습니다.

제 경우 미팅의 시작 전 미팅을 기록하겠다는 것을 언급하고 메모로 기록을 합니다. 미팅 전에는 이전에 작성된 기록을 다시 한번 읽어보기도 하고 다음 미팅의 시점을 사전에 캘린더에 등록해 두고 놓치지 않도록 챙기고 있습니다.

4. 피드백의 기술

피드백은 성장을 위한 필수 요소이지만 효과적인 피드백을 주는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 리더의 피드백은 구성원의 태도의 역량 두 가지 측면에서 접근해야 합니다. 이를 위해서는 1) 구체적이고 행동 중심적이어야 하고 2) 비판이 아닌 행동과 결과에 초점을 맞춰야 합니다. 3) 피드백은 적시에 제공되어야 하고 4) 긍정과 부정의 피드백의 균형을 유지해야 합니다.

후속 조치의 중요성

모든 커뮤니케이션의 가치는 실행에 있습니다. 좋은 대화가 이루어졌다고 하더라도 그 순간의 대화로 종료된다면 그 의미는 크게 감소합니다. 리더는 구성원과의 대화를 중요하게 생각하고 약속한 내용을 행동으로 옮기고 그 진행 상황을 지속적으로 공유해야 합니다. 이는 구성원에게 "당신의 이야기가 행동으로 변화를 만들어낸다"는 메시지를 전달하는 중요한 의미를 가집니다.

행동에 있어서 리더는 미팅에서 나온 주요 내용을 기록하고 해야 할 행동을 정의해야 합니다. 만약 행동이 리더를 넘어 조직으로 확장된다면 그 진행 상황을 모니터링하고 유의미한 결과로 이어질 수 있도록 적극적으로 참여하는 것이 필요합니다.

구성원과의 효과적인 커뮤니케이션은 리더십의 핵심이자 조직의 성과와 문화를 좌우하는 중요한 요소입니다. 정기적인 미팅, 일상적인 스몰톡, 경청과 피드백, 후속 조치 등을 통해 구성원과의 신뢰 관계를 구축하고 이를 바탕으로 조직의 목표 달성과 구성원의 성장을 이끌어 갈 수 있습니다.

리더는 커뮤니케이션을 늘 돌아보고 준비해야 합니다. 리더가 가진 커뮤니케이션에 대한 고민과 노력은 리더 스스로의 성장을 만들어냅니다. 상호 존중과 이해를 바탕으로 커뮤니케이션이 이루어질 때 리더와 구성원, 조직 모두가 성장하고 건강한 조직이 만들어집니다.

지금 우리 조직의 커뮤니케이션은 어떤가요? 만약 경직되거나 대화가 부재하다면, 리더로서 나의 커뮤니케이션을 돌아봐야 할지 모릅니다.