1:1 미팅은 일정을 잡는 것부터 진행 그리고 후속까지 꽤 많은 고민과 준비가 필요한 만큼 여전히 리더로서 어려운 영역이라고 생각합니다. 돌아보면 1:1 미팅은 팀 빌딩 과정에서부터 새롭게 합류한 팀원의 온보딩, 성과 및 역량 리뷰 등 조직 관리에 필요한 영역부터 개인의 이슈, 갈등, 커리어에 대한 고민 등 빈도는 낮지만 예측할 수 없는 영역까지 다양한 목적으로 필요했습니다. 

 처음에는 어떻게 질문하고 어떻게 운영할지에 대해 고민이 많았지만 리더로서 경험이 쌓이고 성장하면서 가장 중요한 것은 기술적인 질문 방법이 아니라, 리더가 어떤 마음가짐으로 구성원을 만나는지가 미팅의 퀄리티를 결정함을 배웠습니다. 

 리더가 미팅을 가볍게 여기고 의례적으로 대한다면 그 미팅은 어떠한 결과와 변화도 만들 수 없습니다. 온전히 구성원에게 집중하고 미팅의 목적에 맞는 변화와 결과를 만들기 위한 고민과 집중이 무엇보다 중요합니다. 다른 업무나 걱정거리는 잠시 내려놓고 우선 이야기에 귀 기울일 수 있어야 합니다. 저는 미팅에 긴박하게 참석하기보다는 사전에 필요한 대화의 내용을 정리해 두고 10분 전 장소에서 먼저 기다리며 미팅을 준비합니다. 너무 급하게 참석할 경우 쫓기는 분위기와 구성원 또한 리더의 바쁜 일정에 압박을 느낄 수 있기 때문입니다.

1:1 미팅에서 중요한 마음가짐과 태도

 개인적으로 1:1 미팅에서 중요한 마음가짐과 태도는 다음과 같습니다.

1. 판단보다는 이해를 우선하기

 구성원이 이야기할 때 어떤 답변을 하면 좋을지 미리 생각하지 마세요. 대신 상대의 입장에서 상황을 이해하려고 노력하는 것이 중요합니다. "어떤 마음일까?", "이야기의 맥락과 배경은 무엇일까"를 먼저 생각해 보는 것이 필요합니다.

2. 진정성 있는 관심 갖기

 단순한 업무 체크 시간이 아닙니다. 한 사람의 성장과 고민에 진심으로 관심을 갖는 시간입니다. 구성원이 어떤 어려움을 겪고 있는지, 무엇을 바라고 있는지에 대한 순수한 호기심을 가지고 대화에 임해야 합니다. 

3. 피드백을 받을 준비하기

 구성원에게 의견을 주는 만큼 리더 자신도 피드백을 받을 준비가 되어 있어야 합니다. 때로는 듣기 어려운 이야기일 수도 있지만 리더로서 성장할 수 있는 소중한 기회임을 기억하고 구성원이 가진 피드백을 이끌어내는 노력도 필요합니다.

4. 충분한 시간 확보하기

 시간에 쫓기는 경우 본질적인 이야기를 나누기 어렵습니다. 구성원이 충분히 이야기할 수 있도록 여유 있는 시간을 확보하고 급하게 마무리하지 않도록 주의해야 합니다. 부득이한 경우 자리에서 바로 다음 미팅을 잡고 양해를 구하는 것도 중요합니다.

경험 기반 1:1 미팅 가이드 

1. 미팅 전 체크리스트

 효과적인 1:1 미팅을 위해서는 리더 또한 준비가 필요합니다. 저는 매번 1:1 미팅의 내용을 기록해 두고 다음 미팅 전에 이전 대화 내용을 다시 읽어봅니다. 

<체크 리스트>

• 미팅 어젠다 사전 공유 : 미팅의 목적이 명확해야 합니다.
• 이전 1:1 미팅 기록 검토 : 이전 히스토리를 이해하고 그 대화에서 변화에 대한 이야기를 서두에 꺼내는 것도 도움이 됩니다.
• 구성원의 최근 업무 상황 파악 : 현재 하고 있는 일과 최근 업무 관련 대화를 돌아봅니다.
• 조직 내 변화사항이나 공유 정보 정리 : 1:1 미팅을 통해 전달할 조직의 상황을 정리합니다.

2. 1:1 미팅 상황 별 질문 리스트

<성과 및 역량 리뷰>

• 지난 분기에 가장 만족스러웠던 성과는 무엇인가요?
• 예상보다 어려웠던 부분이 있다면 어떤 것이었나요?
• 현재 진행 중인 업무에서 가장 집중하고 있는 부분은 무엇인가요?
• 목표 달성에 있어서 제가 더 지원할 수 있는 부분이 있을까요?
• 요즘 업무를 하면서 새롭게 배우고 있는 것이 있나요?
• 더 잘하고 싶은 업무 영역이 있다면 무엇인가요?
• 현재 역량 중에서 더 발전시키고 싶은 부분은 어떤 것인가요?
• 업무 효율을 높이기 위해 필요하다고 생각하는 스킬이나 지식이 있나요?

<동기부여 및 만족도 질문>

• 지금 하고 있는 일 중에서 가장 에너지가 나는 업무는 무엇인가요?
• 반대로 조금 더딘 것 같다고 느끼는 업무가 있나요?
• 업무에서 성취감을 느끼는 순간은 언제인가요?
• 현재 업무량이나 업무 난이도는 어떻게 느끼시나요?

<신규 입사자 온보딩 미팅 - 1개월 차 초기 적응> 

• 첫 한 달 어떠셨어요? 예상과 비슷했나요, 달랐나요?
• 지금까지 가장 어려웠던 부분은 무엇이었나요?
• 팀 분위기나 업무 방식에 대해서는 어떻게 생각하시나요?
• 현재 맡고 있는 업무에 대해 어느 정도 이해하고 계신 것 같나요?
• 동료들과의 협업은 어떻게 느끼고 계신가요?
• 다른 팀원들에게 궁금한 점을 편하게 물어보고 계신가요?

<신규 입사자 온보딩 미팅 - 3개월 차 안정화>

• 혼자서 처리할 수 있는 업무의 범위가 어느 정도라고 생각하시나요?
• 아직 도움이 필요한 업무 영역이 있다면 어떤 것인가요
• 우리 팀에서 본인의 역할을 어떻게 이해하고 계신가요?
• 팀 내에서 더 기여할 수 있는 부분이 있다고 생각하시나요?
• 동료들과의 관계는 어떻게 발전하고 있나요?
• 더 도전해보고 싶은 업무가 있나요?

<프로젝트 성과가 좋을 때>

• 이번 프로젝트에서 가장 잘했다고 생각하는 부분은 무엇인가요?
• 예상보다 좋은 결과가 나온 이유가 뭐라고 생각하시나요?
• 과정에서 특별히 신경 썼던 부분이 있었나요?
• 팀워크 측면에서 잘 된 부분이 있다면 무엇인가요?
• 이번 프로젝트를 통해 새롭게 배운 것이 있나요?
• 다음 프로젝트에도 적용하고 싶은 방법이나 접근법이 있나요?
• 팀원들에게 고마웠던 점이나 인상 깊었던 점이 있나요?

<프로젝트 성과가 좋지 않을 때>

• 프로젝트를 돌아보면서 어떤 생각이 드시나요?
• 예상과 다르게 진행된 부분이 있었다면 어떤 것이었나요?
• 가장 어려웠던 순간은 언제였나요?
• 중간에 방향을 수정했어야 했다고 생각하는 지점이 있나요?
• 어떤 부분이 예상보다 까다로웠나요?
• 더 많은 지원이 필요했던 영역이 있었나요?
• 팀 내 소통에서 아쉬웠던 부분이 있다면 무엇인가요?
• 이번 경험을 통해 배운 점이 있다면 무엇인가요?
• 비슷한 상황이 생긴다면 어떻게 다르게 접근하고 싶으신가요?
• 제가 더 도움을 드릴 수 있었던 부분이 있다면 무엇인가요?

<구성원 간 갈등 상황>

• 상황을 정리해서 말씀해 주실 수 있나요?
• 언제부터 이런 어려움이 있었나요?
• 구체적으로 어떤 부분에서 의견 차이가 있었나요?
• 상대방의 입장에서 생각해 본 적이 있으신가요?
• 이 상황이 업무에 어떤 영향을 주고 있나요?
• 팀 전체 분위기에도 영향을 주고 있다고 생각하시나요?
• 가장 스트레스받는 부분이 무엇인가요?
• 어떻게 해결되면 좋겠다고 생각하시나요?
• 업무 프로세스나 역할 분담에서 개선할 점이 있을까요?
• 팀 내 소통 방식에서 개선할 점이 있다면 무엇인가요?

<퇴사 의사가 있는 구성원>

• 퇴사를 생각하게 된 계기가 있었나요?
• 언제부터 이런 생각을 하기 시작하셨나요?
• 가장 큰 이유가 무엇인지 말씀해 주실 수 있나요?
• 팀이나 회사에서 기대했던 것과 다른 부분이 있었나요?
• 업무 환경이나 조건에서 아쉬운 점이 있나요?
• 결정하시기 전에 더 논의하고 싶은 부분이 있으면 언제든 말씀해 주세요
• 퇴사를 결정하신다면 최대한 원활하게 진행될 수 있도록 돕겠습니다

리더 자신에 대한 피드백 요청하기

 1:1 미팅의 마지막에는 리더 자신에 대한 피드백을 요청하는 것이 좋습니다.  리더십 전반에 대한 부분부터 구체적인 개선 영역까지 구성원의 이야기를 통해 리더로서 성장의 포인트를 잡을 수 있습니다. 

<리더십 전반에 대한 질문>

• 제가 ○○님이 업무를 진행하고 성과를 내는 데 도움이 되는 리더인가요?
• 더 도움이 되려면 어떤 부분을 개선하면 좋을까요?
• 어떤 식으로 피드백을 드리면 더 도움이 될까요?

<구체적인 개선 영역 질문>

• 제가 더 신경 써야 할 부분은 무엇이라고 생각하시나요?
• 현재 프로젝트 관리에 있어서 조정이 필요한 부분이 있다면 무엇일까요?
• 현재 조직은 효율적으로 움직이고 있나요? 병목이 생기는 부분은 무엇인가요?

효과적인 1:1 미팅 운영 팁

 1:1 미팅에서 가장 중요한 것은 구성원이 자신의 이야기를 충분히 할 수 있도록 돕는 것입니다. 이를 위해서는 열린 질문을 사용하는 것이 효과적입니다. 조금 더 구체적이면서도 열린 질문을 했을 때, 구성원 또한 편하게 답변을 이어갈 수 있고 조금 더 구체적인 상황을 설명할 수 있습니다. 

 예를 들어 "업무가 힘드시죠?"라고 묻는 대신 "요즘 업무에서 가장 신경 쓰이는 부분이 무엇인가요?"라고 물으면 구성원이 더 구체적이고 의미 있는 답변을 할 수 있습니다. 

 특히 성과나 문제 상황에 대해 이야기할 때는 구체적인 사례를 통해 접근하는 것이 중요합니다. "상황 중에서 예를 들어 말씀해 주실 수 있나요?"라고 묻는 것이 더 생생하고 유용한 정보를 제공받을 수 있습니다.

 반대로 1:1 미팅에서는 몇 가지 피해야 할 질문 유형도 있습니다.

 첫 번째, "이렇게 하는 게 맞지 않나요?"와 같은 유도 질문은 구성원의 자유로운 생각을 제한할 수 있습니다. 리더가 원하는 답을 유도하는 질문보다는 구성원이 스스로 생각하고 판단할 수 있는 질문을 하는 것이 중요합니다.

 두 번째, "○○님은 이렇게 하는데..."와 같은 비교 질문은 구성원에게 위축감을 줄 수 있습니다. 각자의 고유한 상황과 강점을 인정하면서 대화를 진행하는 것이 더 건설적입니다.

 세 번째, "왜 그렇게 했나요?"와 같은 판단적 질문은 구성원을 방어적으로 만들 수 있습니다. 대신 "그때 어떤 생각으로 그렇게 결정하셨나요?"처럼 이해하려는 자세로 접근하는 것이 좋습니다.

기록과 후속 조치

 미팅의 내용이 행동으로 이어지기 위해서는 무엇보다 미팅을 잘 기록할 필요가 있습니다. 단순히 기록에 그치지 않고 조치와 변화가 필요한 부분은 빠르게 실행하고 변화가 어려운 영역에 대해서는 구성원에게 공유함으로써 미팅이 의미 없이 끝나지 않도록 관리하는 것이 중요합니다. 

 기록은 날짜와 참석자, 미팅의 목적과 질문을 사전에 기록하고 미팅에서 나온 답변을 연결해서 정리한 후 행동으로 옮겨야 할 리스트까지 정리되어야 합니다. 미팅의 의미를 가지기 위해서는 리더가 더 많은 고민과 준비가 필요하며 미팅 후 행동과 변화로 이어졌을 때, 1:1 미팅이 리더와 구성원 모두에게 유의미한 가치를 가진다는 사실을 잊어서는 안 됩니다.

 1:1 미팅은 리더와 구성원이 함께 성장하는 소중한 시간입니다. 완벽한 질문이나 완벽한 답변보다는 진정성 있는 관심과 지속적인 개선 노력이 더 중요합니다. 이 가이드를 참고하되, 각 구성원의 특성과 상황에 맞게 유연하게 활용하시기 바랍니다.