퀄리티를 잃지 않으면서 마감기한 지키기

안녕하세요~!

프로이직러 Mara입니다. 

오늘은 직장생활에서 중요한 업무 마감기한을 잘 지키는 방법에 대해서 이야기 해볼게요. 여러분 바둑 고수 조훈현 님을 아시나요? 바둑의 대가 조훈현 님께서는 마감기한의 중요성에 대해 이렇게 말씀하셨어요.  

세상은 납기다

세상도 마찬가지다. 

바둑이 시간제한과 초읽기 라는 공평한 틀 안에서 경쟁하는 것처럼, 

세상도 시간의 제약 안에서 공평하게 싸운다. 

또한 프로라면 그 짧은 시간 안에서도 놀라운 능력을 발휘한다. 

따라서 자신의 분야에서 프로가 되고 싶다면, 

어린시절부터 시간제한이라는 압박 속에서 많은 일을 성취하는 경험을 쌓아야 한다. 

이보다 더 마감기한 준수에 대해 잘 표현한 말이 있을까요? Mara 또한 프로페셔널의 필수 덕목 중에 하나는 '마감기한을 얼마나 잘 지키느냐' 라고 생각합니다. 직장내에서는 Due date 또는 Deadline 지키기라고도 부르기도 하는데요. 예를 들어 직장에서 어떤 업무를 처리 할 때 그 일을 30분만에 처리하는 사람과 몇 시간 동안 처리하는 사람은 같은 결과를 내더라도 다른 평가를 받습니다. 특히 함께 일하는 경우 마감 기한을 염두에 두고 일하는 자세는 더욱 중요합니다. 유독 내가 맡은 부분에서 병목현상이 발생한다면 민폐겠죠?  

그럼 마감기한을 잘 준수 하는 사람은 어떤 사람일까요? 

- 주어진 일에 걸리는 소요시간을 꽤 높은 정확성으로 예측할 수 있고

- 단순 작업들은 숙련/단순화/자동화를 통해 빠르게 처리해서 시간을 절약하고

- 중요한 업무에 시간을 충분히 사용하는 것 

이번 포스팅에서는 제한된 시간 안에 업무를 처리하기 위한 꿀팁들을 공유해보겠습니다.

0. 빨리 시작하기: 타임라인 준수하는 가장 파워풀한 방법 

년차가 낮을 수록 업무 처리에 리소스가 얼마나 들어가는 지 가늠하기가 어렵기 때문에 타임라인을 지키지 못하는경우가 왕왕 발생하는데요. Mara는 지금도 익숙하지 않거나 숙고가 필요한 업무는 최대한 타임라인을 넉넉하게 받아두고 고민을 일찍 시작합니다. 문제를 빨리 열어보면 어떻게 해결해야 할 지 대충 감이 오는 것들도 있고 어떤 것들은 실마리조차 모르겠는 것들도 있습니다. 이럴 때는 혼자 해결책을 찾으려고 하지말고 인맥과 데스크 리서치를 통해서 다양한 사고의 재료들을 모아보세요. 직간접적으로 힌트를 얻을 수 있고 운이 좋으면 해결책을 바로 찾을 수도 있을 것입니다. 그런식으로 업무를 처리하는 데 필요한 시간에 대한 감을 잡고 만약 처리에 시간이 더 필요할 것 같다면 요청자에게 사유를 설명하고 미리 기한 연장을 요청해야 합니다. 

1. 엑셀 단축키 외우기

Mara가 엑셀에 익숙하지 않을 때 네이버에서 엑셀 단축키 표를 뽑아 놓고 우선 한번 쓱 봤습니다. 자주 쓸 것 같은 것들은 직접 쳐보면서 아 이렇게 동작하는 구나, 이런것도 느껴보구요. 그렇게 한번 슥 보고 나서 쓰다 보면 손에 익는 몇가지 핵심 단축키 들이 있는가 하면 어떤 것들은 금방 까먹어서 일일이 마우스로 클릭을 해가며 업무를 처리하기도 합니다. 그렇게 얼마의 시간이 흐른 뒤에 단축키 표를 다시 한번 살펴보면서 Mara가 일일이 마우스 클릭해서 쓰고 있던 기능들의 단축키를 추가적으로 익혀봅니다. 단축키를 외우는 장점은 당연하게도 시간이 절약됩니다. 별것 아닌것 같지만 특히 엑셀을 매일 사용한다면 단축키를 외우고 있는 것이 시간안에 업무를 처리하는 데 도움이 됩니다. 또 업무를 처리하다가 '이런 기능이 있지 않을까?' 라는 생각을 가지고 그때 그때 각종 수식이나 엑셀의 다양한 기능들을 조금씩 공부해보세요. 엑셀은 기본적이지만 파워풀한 도구입니다. 다양한 도구들이 등장하면서 옛날보다 중요도가 줄어든 것 처럼 보이지만 엑셀로 불가능한 것은 없습니다. 잘 사용할 수록 이득이니 주니어라면 엑셀 공부를 게을리 하지 마세요! 

2. 툴 사용법 숙지하기

스타트업 마케터 이다 보니 다양한 마케팅 툴과 협업툴을 사용하면서 업무를 처리해야 합니다. Mara는 회사에서 커뮤니케이션 툴, 광고플랫폼, 어트리뷰션 툴 등 다양한 도구를 사용하고 있습니다. 그리고 지금 사용하고 있는 툴 이외에도 새로운 니즈가 생기면 툴을 새롭게 도입하기도 하고 더 효율적인 툴이 있으면 그것으로 대체하기도 합니다. 그럴 때마다 툴 사용법을 도입 초기에 제대로 익혀두지 않으면 업무를 처리 할 때 어려움을 겪습니다. 

업계를 리딩하는 툴은 대부분 튜토리얼이나 Introduction 문서/비디오를 친절하고 상세하게 제공합니다. 처음부터 끝까지 한번 정독하면서 어떤 기능을 제공하는 지 살펴보세요. 요즘은 유튜브에서도 튜토리얼을 쉽게 검색할 수 있습니다. 그리고 대부분 회사에서 사용하는 툴은 유료일 겁니다. 보통 한국 지부가 있다면 기업별로 CS 담당자가 있을 겁니다. 교육을 신청해서 서비스에 대한 설명을 들어보시기를 추천합니다. 유료 고객이라면 매우 친절하고 상세한 서비스를 제공 받을 수 있습니다. 

3. 폴더/이메일/문서/즐겨찾기목록 그룹핑하기

직장에서 문서 관리만 잘 해둬도 업무 효율성이 증가합니다. 이메일, 문서 등을 제대로 정리해두지 않으면 검색을 하는 데 시간이 오래 걸립니다. 부장님이 '저번에 이거 뭐였지?' 라고 물어봤는데 메일 찾는데 10분 걸린다고 하면 부장님의 신뢰도가 -10 하락하겠죠? 규칙에 따른 그룹핑을 하면 어디에 저장했는지 일일이 기억을 하지 않아도 쉽게 문서를 찾을 수 있습니다. 그룹핑은 본인이 기억하기 쉽게 하는 것이 가장 좋지만 하나 규칙이 있다면 MECE하게 정의하는 것입니다. 어떤 경우에는 A폴더로 분류하다가 어떤 경우에는 B폴더로 분류 되면 일관성있는 분류가 아니니 검색하기에 어렵습니다. 

Mara는 아웃룩은 주로 팀(커뮤니케이션 상대방)에 따라 분류하고 폴더는 업무단위로 분류 합니다. 그리고 스스로를 믿으면 안됩니다. 미래의 나는 지금의 내가 분류한 v3.1 과 v3.2의 차이를 기억하지 못합니다. 조금 귀찮더라도 파일 제목에 어떤 변경사항이 있었는지를 기록 해두면 나중에 문서를 다시 확인해야 할 때 시간이 훨씬 절약됩니다. 

4. 자동화/시스템화/ 아웃소싱 하기

매일 루틴하게 처리하고 있는 업무가 있다면 먼저 엑셀이나 소프트웨어를 통해 자동화 할 수 있는 방법을 찾아보세요. 매일 추출하고 있는 데이터가 있다면 자동화시켜 대시보드를 만드는 식으로요. 요즘 마케팅 툴은 API를 제공해서 개발자분들의 도움을 받아서 데이터를 쉽게 받아올 수 있습니다. 여건이 된다면 회사의 지원을 받아서 유료서비스를 통해 단순 반복 업무는 아웃소싱하고 난이도가 높은 업무에 시간을 투자하는 것도 방법입니다. 

5. 커뮤니케이션 Cost 줄이기

협업 시 서로 이해하는 바가 달라서 원했던 결과물이 아니여서 업무를 재작업 해야 하면 요청하는 사람도 요청받은 사람도 난감해집니다. 잘 요청하는 것도 노하우가 있습니다. 먼저 상대방의 이해 수준에 맞게 요청사항을 전달할 줄 알아야 합니다. 약어는 풀어서 풀워딩으로 전달하고 오해가 생길만한 지점을 미리 판단하고 그에 맞춰서 전달할 줄 아는 요령이 필요합니다. 그리고 요청사항을 전달 할 때는 필요한 내용만 전달 하지 말고 왜 이 업무를 요청하게 되었는지에 대한 배경과 이것을 통해 해결하고자 하는 문제를 함께 기술 해주는 것이 좋습니다. 그럼 요청을 받는 사람도 요청사항을 명확하게 이해하기 쉽고 내가 미처 생각하지 못하는 더 좋은 방법을 함께 고민해줄 수도 있으니까요. 

이번 포스팅에서는 업무 마감기한을 지키는 다양한 방법들에 대해 공유했습니다.

오늘도 칼퇴하세요~!