개발사 사무실 2배로 넓혀 이사 가기 대작전

이사는 참 힘든 일입니다 

24평 사무실에서 50평 사무실로 이사 가면서 챙겼던 것들을 정리해봤습니다. 다음번 이사는 더 수월해졌으면 좋겠네요. 100평 넘는 곳으로 가고 싶습니다. 

이사 갈 사무실 찾기

위치와 평수, 보증금, 임대료 수준은 정해두고 네모나 네이버 부동산을 통해 몇 개의 매물을 검색해 중개인과 연락을 합니다. 매물이 사진빨이거나 허위인 경우도 많기 때문에 이 단계에서는 매물을 찾는다 보다는 중개인을 찾는다는 느낌으로 접근하면 됩니다.  

저의 기준들을 잘 고려해서 물건을 찾아주고 친절하고 중개인의 차로 편하게 이동시켜준다면 그 중개인을 통해 집중적으로 매물을 찾으러 다니면 됩니다. 사무실 임대 매물은 모든 중개인들이 같은 데이터베이스를 보면서 제안하기 때문에 대동소이합니다. 네모나 네이버에서 새로 발견한 매물도 이 중개인에게 링크를 주면서 보여달라고 하면 됩니다.  

저의 경우 위치는 가로수길 블록이나 학동공원 블록 중에서만 찾아달라고 했고 평수는 50평, 보증금 최대는 5천, 임대료 최대는 월 500만 원으로 기준으로 하고 인테리어가 완전히 되어 있는 곳만 보여달라고 했습니다. 구조는 대표실과 회의실로 쓸 분리 공간 2개가 있으면 좋으나 딱 맞지 않아도 인테리어를 하면 되니 일단 보여달라고 했고요. 이 기준의 매물들을 보러 다니면서 비교했고 지금의 사무실로 결정하게 되었습니다.  

그 밖의 기준으로는 주차가 되는지, 화장실이 남/녀 구분되어 있고 실외에 있는지(실내 화장실은 민망할 수 있습니다), 냉난방 설비는 새로 해야 하는지 인수할 수 있는지 등을 보게 됩니다. 남녀 구분된 외부 화장실은 중요하다고 생각해서 필수 요건에 넣었고 나머지는 의사결정에 크게 영향을 주지는 않습니다.

최소 20~30개를 보기 때문에 이 과정은 시간이 많이 드는 과정입니다. 그럼에도 후회하지 않으려면 제가 직접 보면서 정량화할 수 없는 요건들이나 공간 분위기까지 비교해보고 결정해야 한다고 생각합니다. 그리고 20~30개 정도 보고 나면 어떤 것이 제일 낫구나 어느 정도 확신이 생기고 바로 가계약금을 넣어 매물을 잡아둡니다. 

지금 사무실 내놓기

새 사무실 이사 날짜와 이전 사무실 계약 만료일을 딱 맞출 수 있다면 가장 좋죠. 저는 이전 사무실을 나온다는 통보를 임대인이 아닌 중개인에게 하는 바람에 중개인이 임대인에게 제대로 전달하지 않아서 계약 연장이 자동으로 되어 버렸습니다. 그래서 원래 나오려던 날짜보다 2개월 뒤에서야 새 임차인이 정해지고 나서 이사를 갈 수 있었습니다. 그래도 새 임차인이 인테리어를 새로 할 계획이라 원상복구를 할 필요는 없었습니다. 

사무실 계약

계약 과정에서 최종 보증금, 임대료, 이사일, 중개비, 집기 인수 등이 결정됩니다. 저희는 이사 갈 사무실의 전 임차인이 사용하던 TV 2개, 냉난방기 5개, 책상 22개, 의자 22개, 회의실 대형 테이블과 회의실 의자 12개 등을 인수했고 인테리어도 거의 그대로 사용했습니다. 가구들이 이전 사무실에서 저희가 쓰던 것보다 훨씬 크고 좋고 비싼 것들인데 당근마켓보다 저렴하게 인수할 수 있었고 근무 환경이 쾌적해졌습니다. 중개비는 400만 원으로 이사할 때마다 두배씩 오르고 있습니다. 

인테리어

인테리어까지 신경 쓰고 싶지는 않아서 인테리어는 가급적 되어 있는 곳을 찾았는데요, 그래도 구조를 그대로 쓰기 어려우면 간단한 철거나 설치는 의뢰를 맡기면 됩니다. 이사 갈 사무실에는 원래 큰 회의실이 2개여서 사무 공간이 좁아 보였는데 하나를 철거하고 그 유리문을 문이 없던 분리 공간에 달아서 대표실로 만들었습니다. 유리문 재사용으로 철거와 대표실까지 150만 원 정도로 해결할 수 있었습니다.  

이사업체 선정

원래 사무실에서 옮길 물건들을 리스트로 작성해두고 몇 개 업체에 견적을 요청합니다. 저는 인테리어 업체와 이사 업체를 중개인으로부터 소개받았는데요, 몇 군데 따로 알아보긴 했지만 결국 소개받은 업체로 정했고 다 괜찮았습니다. 이사 비용은 120만 원 정도 들었습니다.  

설비 이전 신청

지문인식기와 CCTV 보안 업체에 이전 신청, 정수기, 전화/인터넷도 이전 신청을 해야 합니다. 이사 시간과 맞춰야 해서 여러 번 연락을 주고받아야 합니다. 이사 갈 사무실에 비데가 없길래 남/녀 화장실에 비데 설치기사도 불렀습니다.  

이사 전날

이사는 업체에서 다 진행하니 이사 과정은 저와 한 분 정도만 나와서 지켜보고 나머지 임직원들은 이사가 끝나고 출근하면 되는데, 이사 전날엔 각자 본인 물건을 책상 위에 모아서 올려두고 중요 물건은 챙겨가라고 임직원에게 공지합니다. 중요 서류나 노트북 등 고가의 전자장비는 따로 챙겨서 가방 등에 넣어둡니다.  

이사 당일 

임직원에게 사무실 주소, 사무실에 들어오는 방법 등을 공지하고 출근 시 짐을 풀고 자기 자리를 정리합니다. 새 사무실을 사진 속으로만 봤지 실물은 처음 보기 때문에 신기해합니다. 쓰레기통이나 봉투, 청소도구, 휴지 등 새로 필요한 물품을 배민 마트나 쿠팡으로 주문합니다. 

가구 배치

이사 가기 전 사무실에서 쓰던 책상도 20개가 넘었고 이사 갈 사무실에도 책상이 20개가 넘게 있었으므로 이를 어떻게 배치할지 굉장히 고민했습니다. 직원들의 자리 배치와도 관련이 있었는데 결국 제가 고민하는 것보다는 이사 후에 임직원들이 책상들을 요리조리 옮기다 보니 자리가 정해졌습니다.  

청소 업체 선정

관리비가 비싼 빌딩의 경우 관리소에서 청소까지 해주기도 하지만 작은 빌딩에서는 청소나 분리수거는 해주지 않습니다. 제가 예전에 다녔던 회사에서는 전 직원이 일주일에 한 번 대청소를 하게 했었지만 저에게 좋지 않은 경험이었고 저희 회사에서는 임직원이 일에만 집중하게 하고 싶어 분리수거와 청소는 월 25만 원에 따로 서비스를 받고 있습니다.  

행정 처리

법인이라면 사무실 이전 등기 후 사업자등록증 정정 처리를 해야 합니다. 등기 과정에서는 보통 법무사의 도움을 받게 되고요, 기업부설연구소나 각종 인증 등에서 변경된 주소를 반영해야 합니다. 배달/배송 주소지는 주문할 때마다 잊지 말고 수정을 하면 되고요. 홈페이지나 명함에 나와있는 사무실 주소도 바꿔야 합니다.