오늘은 보고서 작성에 대한 얘기를 해보려고 합니다.
이건 생산성과 관련된 얘기입니다.
생산성은 한마디로 얼마나 적은 에너지로 큰 결과를 뽑아내느냐 인데, 다르게 말하면 같은 노력으로 얼마나 많은 효율을 얻어내느냐 이기도 합니다.
쉽게 얘기해 얼마나 뻘짓을 안 하고 필요한 일만 딱딱 하느냐를 말합니다.
뻘짓하니까 대표적으로 생각나는 것들이 있습니다.
회의와 보고서입니다.
오늘은 이중 보고서 작성에 대한 얘기를 하고자 합니다.
사진에 밑줄 쳐진 내용처럼 우리는 의례적인 보고서를 씁니다.
지시를 하는 사람도 적당히 두리 뭉실하게 보고서 작성을 요구하고,
이를 받아서 작성하는 사람도 적당히 자의적 해석을 하고
두리뭉실하게 보고서 작성을 합니다.
문제는 이렇게 작성하게 되면 보고서를 재 작성해야 하는 일이 꼭 생긴다는
것입니다.
생산성이 꽝
나는 순간입니다.
“보고서 작성의 핵심은 무엇을 알려고 하는지에 대한 분명한 관점이 들어가야 합니다. 근데, 상사들 중에는 자기도 몰라서 그런 건지 대충 지시를 내리는
경우가 허다합니다.”
예를 들어 보면 이런 겁니다.
내 상사(과장님)가 그 윗 상사(부장님)로부터
"광고 집행에 따른 브랜드 인지 영향 정도가 궁금한데, 지금 어떻게 되고 있는지 확인해 보세요"
이렇게 지시를 받았습니다. 하지만 우리 과장님은 나한테 지시 할 때 위아래를 다 떼버리고,
"브랜드 인지도를 조사해 보세요"라고 합니다.
이 경우 내가 열심히 조사해서 보고서를 썼지만 결국에는 그 보고서는 사용하지못하는
일이 됩니다.
부장님이 지시한 내용과 달라졌기 때문입니다.
아시다시피 브랜드 인지도는 광고만으로 만들어지는 것이 아니라 판촉과 영업
활동 등 다른 홍보 활동으로도 만들어지고 영향을 받습니다.
그러면 이런 경우에는 어떻게 해야 할까요?
상사에게 물어보는게 제일 확실합니다.
"브랜드 인지도 조사를 하라고 하셨는데, 광고에
따른 인지도 평가인가요?"
"광고라면 FB광고를 말씀하시는 건가요? 아니면
GDN 광고를 말씀하시는 건가요?"
"인지도 평가시 비교 값은 작년 대비 현 시점인가요?"
"작년도에 측정한 브랜드 인지도 평가 기준(놈) 값이 있나요?"
그런데, 근데 이렇게 꼬치 꼬치
되물어보면 꼭 화내는 상사가 있습니다.
그런 상사는 한마디로 좋은 상사가 아닙니다.
하지만 상사를 내가 고를 수 있는 처지는 아니니, 이런 상사 밑에 있다 하더라도 맞아 죽을 각오를 하고 질문을 하는 것이 중요합니다.
그래야 그 상사 입장에서는 "얘가
이런 건 아는 구나" 반대로 "이런건 아직
모르는 구나" 하는 감을 잡게 되고 제대로 된 조언을 해줄 수가 있습니다.
만약, 이 과정에서 맞아 죽을
각오로 질문하는 것이 너무 두렵다면?
블랭크 리포트를
만들어서 보여주는 건 어떨까요?
(두번째 사진에 블랭크 리포트가 뭔지는 설명되어 있습니다.)
이건 일종의
보고서 목차 같은 거라 할 수 있습니다.
“이렇게 목차를 짜서 내용을 채우면 될까요?”하고 되묻는 것과 마찬가지입니다.
그럼 상사의 눈 빛도 달라집니다.
“뭐야... 이 자식, 그냥 조사 하나 하라고 시켰는데, 이렇게 꼼꼼하게 그려왔단 말이야?” “음… 이건 나도 생각 못한 건데…”
이렇게 되면 인정도 받고, 일도
두 번 안하게 됩니다.
자, 여기까지가 우리가 자주
들어왔던 일 잘하는 방법입니다.
열심히 공부하신 분들이라면 책에서도 많이 보셨을 것 같습니다.
하지만 현실은 항상 배운대로 되지 않는 법이죠?
이제 남은 건 스스로 이 상황(보고서
작성)을 어떻게 앞으로 좀더 효과적으로 할지, 그래서 나의
생산성을 높일지, 오늘의 이야기를 바탕으로 스스로 고민하고 실행해보는 것입니다.
충분히 응용할 수 있는 포인트를 발견할 수 있을 것입니다.
잘 응용하는 것도 능력이죠? ㅎㅎ
그럼, 오늘도 굿 럭!! 하세요!!
* 사진 출처 : 한 권으로 읽는 비즈니스 명저 100
